Аналитика системы электронного документооборота

А. А. Кипенко

Опубликовано: Вестник Новосибирского государственного университета, серия Информационные технологии, т.8, вып. 2., 2010 г.

Аналитика системы электронного документооборота

Введение

Использование системы электронного документооборота позволяет значительно повысить производительность труда делопроизводственного персонала, сокращает время, затрачиваемое на процессы документооборота. У большинства предприятий существует сложившаяся система документооборота, по мере роста организации она расширяется, что приводит к необходимости ее анализа. Во многом повышение производительности зависит от особенностей документооборота на предприятии, но нельзя исключать и человеческий фактор. Особенности работы сотрудников с системой электронного документооборота, возникающие при этом проблемы или задержки так же необходимо отслеживать, учитывать и анализировать.

Получается, что повышение эффективности работы системы электронного документооборота невозможно без анализа особенностей документооборота конкретного предприятия и событий самой системы в процессе использования.

Не эффективное использование системы электронного документооборота мешает развитию предприятия. Ведь вовремя не полученная информация или документ зачастую ведет к потере времени, денег или новых возможностей.

Вследствие этого, была поставлена задача – разработать программный продукт, позволяющий выявлять существующие проблемы документооборота и осуществлять мониторинг выполнения работ в системе электронного документооборота.

Программное решение поставленной задачи реализовано как дополнение к Университетской информационной системе. Университетская информационная система (УИС) [Адаманский и др., 2006] - обширный проект, разрабатываемый в течение 6 лет в Центре новых информационных технологий Новосибирского государственного университета (ЦНИТ НГУ). Система осуществляет автоматизацию внутренних процессов учебного заведения, а также отвечает за ведение электронного документооборота.

В процессе решения задачи, была проведена следующая работа:

• выделены наборы данных, позволяющих следить за изменениями количества документов, проводить анализ задержек, на их основе построена модель бизнес-процессов для получения информации о ходе выполнения работ по документообороту
• выявлены характерные особенности таких данных, и разработано их шаблонное отчетное представление
• на основе выделенной модели был создан интерфейс в автоматизированной системе управления университетом (УИС), предоставляющий универсальное графическое отчетное представление для выявления системных проблем делопроизводства и документооборота.

Задачи

В основе любой системы электронного документооборота лежит документ. Но за каждым документом скрываются потоки процессов и, самое главное люди, которые осуществляют эти процессы. Проиллюстрируем на примере проблемы, которые могут возникнуть в процессе документооборота. Документ, как правило, проходит через несколько персон, если в последовательности переходов документа есть ответственное лицо, которое неоправданно долго задерживает документы этого типа, система позволит это выявить и на основании этих данных принять административные меры. Для анализа были выделены следующие возможные проблемы:

• задержки в согласовании и регистрации документов
• ошибки в содержании документов, что ведет к их частой отмене
• загруженность системы при наличии сезонно создаваемых документов
• неправильное распределение нагрузки на персонал

Для наглядного отображения описанных проблем в делопроизводстве, связанных с человеческим фактором, и для мониторинга работ в электронном документообороте было решено выделить необходимые срезы данных и на их основании разработать отчетное представление. При добавлении новых документов или изменении порядка документооборота может возникнуть необходимость в новых отчетных данных, поэтому поставлены задачи по исследованию и выделению шаблонного, наиболее характерного представления отчетов по процессам документооборота и созданию универсального интерфейса для работы с ними. Данный интерфейс должен обеспечивать единообразное представление существующих отчетов, и предоставлять легкое, быстрое и удобное добавление новых статистик.

Представление наборов данных в виде графика позволит лучше осмыслить результаты статистического наблюдения, правильно их истолковать, значительно облегчит понимание статистического материала, сделает его наглядным и доступным.

Графическое изображение, прежде всего, позволит осуществить контроль достоверности статистических показателей, так как, представленные на графике, они более ярко показывают имеющиеся неточности, связанные либо с наличием ошибок сбора и расчета, либо с особенностями конкретной организации. Графическое отображение позволит изучить закономерности развития использования электронного документооборота, установить существующие взаимосвязи.

Поэтому необходимо иметь графическое и табличное представление статистических данных, а также получение различных печатных форм по ним.

В системе электронного документооборота предоставляемой УИС для университета находятся более 47 видов документов различного назначения, в том числе есть, и служебные документы, сбор данных по которым является не показательным и не может быть использован для повышения эффективности управления документами. В связи с этим, возникает задача конфигурации сбора данных.

В первую очередь отчетное представление по различным статистическим данным системы документооборота необходимо сотрудникам, непосредственно работающим с документами и управляющему персоналу университета, при этом информация, предоставленная им, должна быть в разном объеме, если сотруднику будет достаточно просмотра отчетов только по тем документам, с которыми он работает, то управляющему персоналу нужен просмотр отчетов по всем документам системы. С другой стороны необходимо ограничивать доступ к просмотру отчетной информации, в том числе и сотрудникам, участвующим в документообороте.

Таким образом, были поставлены следующие задачи:

• выделить срезы данных, позволяющие выявить и проанализировать проблемы документооборота
• разработать универсальное отчетное представление таких данных
• разработать интерфейс для быстрой и единообразной работы с отчетами
• разработать систему прав доступа
• реализовать отчеты на основе выделенных срезов данных

Решение

Выделение срезов данных.

Рассмотрим общую схему документооборота, представленную на рисунке 1. Документ создается одной персоной, перенаправляется для получения согласующих подписей одной или нескольким персонам, после чего документ регистрируется.

Рис. 1: Общая схема документооборота

Таким образом, документ проходит через несколько персон, и задержка его у одной из персоны влечет к простою всего процесса документооборота для данного документа или для всей системы в целом.

В процессе изучения существующего документооборота в Новосибирском государственном университете были выделены наборы данных, позволяющие следить за изменениями количества документов, проводить анализ задержек, получать информацию о ходе выполнения работ по документообороту. Ниже представлены некоторые из них:

• Статистика пути документов.
  В УИС можно наладить регламентированный документооборот, при этом документ может проходить через несколько персон. Рассчитывается среднее время нахождения документа на каждом участке его пути. Эта информация нужна для определения задержек в документообороте. На ее основании можно изменить путь документа, например, убрать задерживающий этап из пути, или принять административные меры к персоналу. Так же отчет оценивает среднее время, затраченное на проведение документа, которое полезно при планировании сотрудником времени начала работы над документом.
• Задержки в документообороте.
  Отчет содержит информацию о сотрудниках, у которых происходят наибольшие задержки в документообороте и по каким документам. На основании этих данных перераспределяется нагрузка на конкретную персону, либо изменится путь некоторых документов. Данные используются для оптимизации и минимизации времени прохождения документов.
• Количественная статистика по документам за период времени.
  Информация о количестве созданных, зарегистрированных и отмененных документов за период времени – год, месяц или семестр. На основании данных определяются сезонные документы, и оптимально распределяется обработка документов по месяцам. Также на основании данных по разным годам прослеживаются изменения количества документов, обрабатываемых в системе электронного документооборота.
• Статистика затраченного времени на различные документы
  Для выбранной персоны рассчитывается процентное соотношение времени затраченного на каждый тип документа. Отчет на основе таких данных позволяет осуществлять контроль над бизнес-процессами документооборота, что оказывает положительное влияние на административную дисциплину организации. На основании данных перераспределяется нагрузка между сотрудниками. Отчет направлен на минимизацию времени работы с документами.

Для каждого среза данных разработано отчетное представление, табличный и графический вид, наиболее наглядно изображающий стати­стические показатели.

Универсальный интерфейс аналитики документооборота.

Набор разнообразных срезов данных, представленных в виде отчетов, позволит во время заметить возникающие проблемы в делопроизводстве и принять необходимые меры. Для удобного анализа результатов таких отчетов и разработки новых отчетов был разработан универсальный интерфейс.

При анализе выделенных данных и требований к их представлению и функциональности интерфейса были выделены общие черты отчетов по документообороту:

• каждый отчет имеет табличное представление
• большинство отчетов имеют графическое представление
• для каждого отчета необходима выгрузка табличных данных
• для отчетов с графическим представлением необходима печать графика в файл и увеличение графика
• для каждого отчета определен свой набор параметров

С учетом выделенных особенностей, было разработано шаблонное представление, оно схематически представлено на рисунке 2.

Рис. 2: Шаблонное представление отчетов

Интерфейс разбивает рабочую область пользователя на две больших части.

Слева постоянно отображается список доступных пользователю статистик. Правая часть меняется в соответствии с выбранной статистикой. При этом доступна масштабируемость обеих частей, вплоть до скрытия списка отчетов, для более удобной работы с результатами отчетов. Идея использования такого интерфейса была заимствована из других интерфейсов УИС.

Правая часть, в свою очередь разбивается на 3 части.

1. Параметры отчета
2. Основное пространство, содержащее две вкладки, в которых отображается графическое и табличное представление отчета
3. Панель с доступными операциями над данными.

Такое разбиение имеет ряд преимуществ.

1. Пользователю всегда видны параметры, с которыми производится сбор данных.
2. Существуют отчеты, для которых нет графического представления, и при таком разбиении у отчета не будет вкладки «График», что сохранит единообразие в отображении.
3. Всегда доступны операции над данными.
4. График и табличные данные разнесены таким образом, что не мешают просмотру друг друга и в то же время между ними можно быстро переключаться.

Система электронного документооборота в УИС настраивается с помощью XML файлов конфигурации, эта идея была позаимствована для конфигурации разработанного интерфейса.

Отчеты, доступные в интерфейсе, задаются в качестве конфигурационного параметра к интерфейсу. В примере 1 представлена конфигурация отчета.

<statistics>
  <statistic id="<идентификатор отчёта>"
              name="<название отчёта>"
              path="<url для загрузки формы отчёта>"
              formName="<имя формы отчёта>"
              ctxhelpId="<идентификатор справки по отчёту>"/>

</statistics>

Пример 1. Конфигурация отчета для интерфейса аналитики документооборота в УИС.

Для каждого отчета задается его параметризация и метод расчета отчетных данных. После чего, на основании конфигурации, параметры и результаты отчета подставляются в интерфейс аналитики документооборота.

Для построения графического отображения была использована библиотека JFreeChart. Данная библиотека позволяет строить графики любой сложности, ниже перечислены некоторые преимущества, способствующие ее выбору:

• возможность создавать различного вида графики и диаграммы, управлять надписями, цветом и другими элементами графического изображения
• доступно получения графика в различных форматах, например, JPEG или PNG, благодаря чему, результаты просто использовать для отображения в браузере или для сохранения в файл
• доступна подробная документация
• библиотека является бесплатным продуктом с открытым исходным кодом

Система прав доступа

Для каждого документа в УИС определен его шаблон, этот шаблон задается конфигурацией, в которой содержится общая информация о документе, о ролях, обладая которым пользователи могут работать с этим документом, и путь документа.

<template id="dekanat.order"
              name="Приказ о переводе на бюджетную форму обучения">
  <!-- Роли для работы с документом -->

  <roles>
    <!-- Деканат, источник документа -->
    <role name="dekanat"/>
    <!-- Юридическая служба -->
    <role name="urservice"/>

    <!-- Канцелярия -->
    <role name="register"/>
  </roles>
  <!-- Описание пути документа -->
  <constraints>

    <!-- Находимся в Деканате -->
    <milestone id="dekanat"
                   statsAllow="all"
                   statsDeny="statId3"
                   description="деканат"/>

    <!-- Находимся в Юридической службе -->
    <milestone id="urservice"
                   statsAllow="statId1,statId2"
                   description="эридическая служба"/>

    <!-- Находимся в Канцелярии -->
    <milestone id="register"
                   description="канцелярия"/>
  </constraints>

</template>

Пример 2. Конфигурация шаблона документа «Приказ о переводе студентов на бюджетную форму обучения» в УИС

В примере 2 представлена конфигурация шаблона документа.

Для обеспечения гибкой системы прав доступа в конфигурацию шаблона были добавлены флаги разрешающие или запрещающие сбор данных по этому документу для пользователя, обладающего определенной ролью. В качестве таких флагов выступили атрибуты «statsAllow» и «statsDeny», указывающиеся в тэге «milestone», описывающем этап пути документа. В атрибуте «statsAllow» перечисляются идентификаторы отчетов, данные по которому разрешено собирать по этому документу для пользователей, работающих с документом на данном этапе, соответственно в атрибуте «statsDeny» идентификаторы запрещенных отчетов.

В примере 2 приведено использование этих атрибутов. Так, например, по приказу о переводе студентов на бюджетную форму обучения для сотрудников деканата доступны все отчеты, кроме отчета с идентификатором «statId3», для сотрудников юридической службы доступен просмотр отчетов с идентификаторами «statId1» и «statId2» и для сотрудников канцелярии не доступен просмотр отчетов по этому документу.

Такое управление доступом позволяет:

• для каждого документа в отдельности разрешить сбор по ним определенных отчетных данных
• для каждого пользователя определить набор доступных для него отчетов и документов для сбора отчетных данных

Для пользователей не участвующих в процессе документооборота в УИС создано отдельное право доступа, позволяющее просматривать разрешенные в системе статистики.

Статистические отчеты.

Используя разработанный универсальный интерфейс для работы с отчетами, были реализованы отчеты по выделенным срезам данных для документооборота НГУ.

Данные собираются на основе информации о документах и об операциях совершенных с ними, которая запоминается и хранится в УИС.

Каждый отчет имеет графическое и табличное представления, которые отображаются в интерфейсе. При этом печатная версия табличных данных доступна в формате MS Excel, а график увеличивается, открываясь в отдельном окне и доступен файл графика в формате JPEG.

Сбор данных производится во временных отрезках выбранных пользователем. Данные собираются отдельно по типам документов, которые укажет пользователь, что помогает выделить необходимую в конкретный момент информацию.

Реализована статистика пути документов, она определяет задерживающие участки пути документов. В отчете рассчитывается среднее время нахождения документа на каждом участке его пути, отдельно для разных типов документов. Он используется для анализа конфигурации документооборота для различных типов документов. Отчет лает оценку среднего времени, затрачиваемого на проведение документа на каждом этапе его пути, и на проведение документа в целом.

На рисунке 3 представлено графическое отображение отчета по данным, собранным примерно за 4 года по выбранным типам документов.

Рис. 3: Графическое представление статистики пути документов

В делопроизводстве встречаются документы, работа по которым активно ведется в определенные периоды года, назовем их «сезонные документы». Важно определять «сезонные документы» и период года, в которые они возникают, так как в эти периоды по таким документам необходимо оперативно осуществлять процессы документооборота. Контроль над «сезонными документами» позволит завершить работу над ними в нужный период, и правильно распределить нагрузку на персонал в течение года.

Отчет, показывающий процентное отношение зарегистрированных документов к не зарегистрированным, производит контроль над документами, находящимися в обработке в документообороте. Такая информация позволит следить за выполнением хода работ по документообороту, и позволит оценить время до окончания работы, что может быть полезно, например, для «сезонных документов».

На рисунке 4 представлено графическое отображение результатов этого отчета, по данным, собранным за январь месяц для документа «Приказ деканата на отчисление».

Рис. 4: Графическое представление статистики процентного отношения примененных документов к не примененным

Количественная статистика по документам за период времени показывает, сколько и каких документов было создано, зарегистрировано и отменено за выбранный период времени. Данные отчета позволят проанализировать динамику развития документооборота, на их основании распределяется время работы с документами по месяцам или кварталам года. Также этот отчет определяет «сезонные документы» в делопроизводстве.

На рисунке 5 представлено графическое отображение результатов этого отчета по данным, собранным за 2009 год для выбранных типов документов.

Рис. 5: Графическое представление количественной статистики по документам за период времени

Заключение

В данной статье были изложены результаты исследований по разработке программного продукта, позволяющего выявлять проблемы документооборота, связанные с качеством выполнения должностных обязанностей сотрудниками.

При решении задачи были выделены наборы данных, позволяющих следить за изменениями количества документов, проводить анализ задержек, на их основе построена модель бизнес-процессов для получения информации о ходе выполнения работ по документообороту. Были выявлены характерные особенности таких данных, и разработано их шаблонное отчетное представление.

На основе этой модели был создан интерфейс в автоматизированной системе управления университетом (УИС), предоставляющий универсальное графическое отчетное представление для выявления системных проблем делопроизводства и документооборота.

На данный момент интерфейс принят в производственную эксплуатацию.

Основные направления дальнейшего исследования и разработки будут нацелены на выделение новых срезов данных для повышения производительности системы электронного документооборота.

Планируется добавление отчетов по персоналу, использующему документооборот, таких как:

1. Задержки документооборота. Отчет предоставляет список сотрудников, у которых происходят наибольшие задержки в документообороте и по каким документам.
2. Отчет, показывающий в процентном соотношении, сколько времени затрачено сотрудником на каждый из типов документов, с которыми он работал.
3. Количественная статистика создаваемых конкретным сотрудником или подразделением документов в различных временных разрезах.

Полученное наглядное отображение отчетов по различным срезам данных позволяет проводить разносторонний анализ системы электронного документооборота, что ведет к повышению эффективности использования системы.

 

Список литературы

1. Адаманский А.В. Архитектура контейнера программных компонент Jaxion. // Вестн. Новосиб. гос. ун-та. Серия: Информационные технологии. 2005. Т. 2, вып. 1., с. 88-91.
2. Адаманский А.В., Денисов А.Л., Кочеев А.А. Опыт автоматизации вуза. Система УИС // Вестн. Новосиб. гос. ун-та. Серия: Информационные технологии. 2006. Т. 4, вып. 1., с. 2-6.
3. Елисеева И.И., Юзбашев М.М. Общая теория статистики. 1999.

Статьи